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MIGLIORARE L'ORGANIZZAZIONE DELL'ATTIVITA' DI SEGR

MIGLIORARE L'ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITA' DI SEGRETERIA Milano, 30-31 marzo 2016 Milano, 08-09 giugno 2016 Obiettivi Chiarire cosa significa attivit segretariale svolta con competenza e professionalit Fornire nuove tecniche e conoscenze utili per essere un supporto preparato e qualificato per il manager nella soluzione dei problemi e delle situazioni difficili Migliorare la capacit di comunicare e di interagire con gli altri nelle situazioni quotidiane Migliorare la gestione del tempo e delle proprie attivit Destinatari Il corso si rivolge a: Segretarie junior (limitata esperienza aziendale o al primo impiego) Coloro che si apprestano al lavoro di segreteria dopo aver esercitato altre attivit o altri compiti Programma IL RUOLO DELL'ASSISTENTE DI DIREZIONE La definizione del ruolo L'analisi del Profilo dell'Assistente di Direzione Quali gli obiettivi e le funzioni della Segretaria/Assistente in relazione al ruolo, alle responsabilit e agli obiettivi del proprio capo Esercitazione Pratica: L'autovalutazione della Posizione I partecipanti svolgeranno un test di autovalutazione del proprio modo di interpretare e svolgere il ruolo i risultati di tale test determineranno il posizionamento sulla Griglia della Segretaria di Direzione, ponendo in risalto punti di forza ed eventuali punti deboli. L'impatto del cambiamento in atto Il quadro del cambiamento in atto L'impatto del cambiamento continuo sul ruolo Nuovi contenuti e sviluppo del ruolo Il miglioramento personale e professionale Quali capacit deve sviluppare una Segretaria/Assistente I presupposti del miglioramento: organizzazione personale e operativa, gestione del tempo, controllo dello stress, sviluppo della creativit e potenziamento mentale, sviluppo delle capacit relazionali ASPETTI ORGANIZZATIVI DEL RUOLO DI SEGRETARIA Come gestire pi agende La calendarizzazione delle proprie incombenze: l'agenda, un prezioso alleato per la memoria Cosa e come annotare Come interagire col responsabile per la gestione della sua agenda Gestire ed organizzare l'archivio L'archivio accessibile: come organizzarlo, in modo che tutti trovino subito tutto Le regole e le metodologie per classificare ed archiviare in modo efficiente Tempi e modalit di conservazione dei documenti (sulla base della normativa fiscale, civilistica e delle esigenze aziendali) Regole e prassi per il periodico sfoltimento della documentazione Individuare e razionalizzare gli spazi adibiti ad archivio Esempi di alcuni archivi aziendali Come organizzare meeting e riunioni L'organizzazione a monte: quali sono i punti da chiarire col proprio responsabile Come stendere un piano e una check list per prevedere tutto: tempi documenti prenotazioni preparazione della sala catering ecc. E quando l'ospite e' uno straniero? Il saluto: molto pi di una formalit Organizzare i viaggi di lavoro pensando a tutto e risparmiando tempo Presentare un piano con valide alternative per facilitare la scelta Quali sono gli aspetti da tenere in considerazione per evitare problemi per chi viaggia: itinerari mezzi di trasporto valute visti alloggio Internet, Intranet e posta elettronica per comunicare e raccogliere informazioni Come reperire informazioni senza perdere troppo tempo Quali informazioni sono reperibili sulla rete Consigli per facilitare la navigazione: i motori nazionali ed internazionali di ricerca Utilizzare la posta elettronica per comunicazioni interne ed esterne Siti utili e newsletter elettroniche a cui abbonarsi per essere sempre aggiornati LA GESTIONE DEL TEMPO - Test di autodiagnosi della Gestione del tempo Definire gli obiettivi e le priorit Quali sono le principali cause di difficolt nella gestione del tempo: eccesso di lavoro, dispersione propria e indotta, inadeguata ripartizione del tempo I metodi di miglioramento della gestione del tempo: delega, filtro, raggruppamento dei contatti, organizzazione della documentazione, planning settimanale, organizzazione delle riunioni, ripartizione dello sforzo Esercitazione Pratica: Il controllo dell'utilizzo del tempo I partecipanti dovranno identificare i principali compiti abitualmente svolti e il tempo dedicatovi. Tali compiti verranno poi classificati nelle quattro categorie fondamentali di attivit, in modo tale da comprendere l'eventuale necessit di modificare la propria ripartizione temporale. Pianificare la propria attivit Come organizzare l'attivit: conoscenza reale degli obiettivi, chiarezza dei compiti, gestione delle priorit, scelta dei tempi operativi Assistere il Capo nella programmazione del tempo Conciliare le varie priorit: proprie, del Capo, congiunte La gestione degli imprevisti Come organizzare il proprio lavoro Strumenti e metodologie per organizzare meglio il proprio lavoro Identificare gli ostacoli personali ad una corretta organizzazione del lavoro Esercitazione Pratica: La determinazione delle priorit I partecipanti svolgeranno un lavoro a coppie che permetter di capire come determinare correttamente le priorit. I risultati verranno poi commentati con tutto il resto dell'aula. Far fronte alle situazioni di tensione e stress Comprendere le cause Trovare possibili soluzioni di uscita Come gestire richieste contrastanti Imparare a dire di no assertivamente Come gestire lo stress causato dalle scadenze rigide Stress positivo e negativo: qual la differenza? Come trasformare lo stress negativo in energia positiva Esercitazione Pratica: Comprendere il livello del nostro stress I partecipanti svilupperanno, sotto la guida del docente, un test di autovalutazione per comprendere il proprio livello di stress, commentandone poi i risultati con il resto dell'aula. LO SVILUPPO DELLE CAPACIT DI COMUNICAZIONE Migliorare la comunicazione interpersonale L'importanza della comunicazione interpersonale I princip base della comunicazione Capire e farsi capire I diversi canali della comunicazione Le varie fasi del processo comunicativo Fattori di dispersione e tipi di interferenze Le condizioni di una comunicazione efficace Il diagramma della comunicazione Case Study: La comunicazione interpersonale efficace Il docente presenter un caso emblematico di comunicazione interpersonale efficace. I partecipanti saranno chiamati a commentare tale esempio ed a trarne preziosi spunti per il proprio lavoro. Il linguaggio e lo stile Significato e funzione del linguaggio Come sviluppare un vocabolario efficace Quali le espressioni da eliminare Come impostare lo stile Utilizzare efficacemente il linguaggio non verbale La gestione delle relazioni interpersonali I nostri atteggiamenti nelle relazioni interpersonali Test di autovalutazione dei propri atteggiamenti nelle relazioni interpersonali - Le tecniche comportamentali pi utili per il ruolo di segretaria/assistente - La funzione di filtro della segretaria/assistente - Le informazioni in uscita: quali far passare, quali no, e quali informalmente sottintese - Le informazioni in entrata: come porre le domande e come stimolare/incoraggiare l'apertura degli interlocutori - Il comportamento assertivo/autoritario e collaborativo/costruttivo nel colloquio Gioco dei Ruoli: Come gestire una situazione molto delicata Il docente illustrer una tipica situazione conflittuale, in cui la Segretaria/Assistente al corrente di notizie riservate che non pu rivelare e che potrebbero invece salvare altre persone in azienda. I partecipanti simuleranno il proprio comportamento in tale situazione. Gestione dei rapporti e dei conflitti Gestire le situazioni difficili per la Segretaria/Assistente e le situazioni difficili per gli interlocutori Come identificare le situazioni di conflitto e come agire di conseguenza in modo positivo Come gestire il rapporto tra segretaria/assistente e capo Le caratteristiche fondamentali del rapporto: rispetto, stima, collaborazione, fiducia Sviluppare le capacit di ascolto attivo Gestire i punti forti e i punti deboli del rapporto Come superare le difficolt di rapporto con il Capo Esercitazione Pratica. Comunicare efficacemente ( 1 parte) Il docente proporr una serie di esercizi e giochi sulla percezione, sulla comunicazione verbale e non verbale, sull'ascolto attivo, sulla negoziazione. Tali esercizi mirano a far comprendere alcuni errori da evitare nella comunicazione e nell'ascolto degli altri. Utilizzare efficacemente il telefono Prendere un messaggio telefonico: gli elementi chiave da annotare Saper filtrare le telefonate La gestione di situazioni delicate Capire quali informazioni far passare e come Tecniche per comunicare efficacemente: imparare a conoscere i propri interlocutori Esercitazione Pratica: Comunicare efficacemente (2 parte) Gioco di ruolo: Pronto chi parla? e successiva discussione in plenaria. Esercizi sulla percezione, sulla comunicazione verbale e non verbale, sull'ascolto attivo, sulla negoziazione Metodologia Didattica I docenti proporranno, in alternanza ai momenti di lezione interattiva, esercitazioni, questionari di autovalutazione, l'analisi di casi pratici e l'utilizzo di strumenti e metodologie specifiche. Quota d'iscrizione Euro 960,00 + I.V.A. a partecipante. Agevolazioni: Euro 800,00 + I.V.A. a partecipante per le societ/studi iscritti a Fondo Professioni. Euro 400,00 + I.V.A. a partecipante per coloro che si iscrivono a titolo personale. La quota d'iscrizione include la partecipazione al corso e il materiale didattico. Al termine del corso verr rilasciato l'attestato di frequenza a coloro che avranno seguito il 100 delle ore di formazione previste. Per informazioni e iscrizioni: Per informazioni e iscrizioni: Per
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